Hysbysiad Preifatrwydd Tir Dewi

Ein manylion cyswllt
Enw’r Mudiad:Tir Dewi

Cyfeiriad:
Middle Tancredston Farm,
Haycastle,
Hwlffordd,
Sir Benfro,
SA62 5PX

Rhif ffôn: 0800 121 4722 / 01348 837600

E-bost: mail@tirdewi.co.uk

Beth a wnawn
Elusen ydym ni, yn gofrestredig gyda Chomisiwn Elusennau, Rhif 1179204.  Yr ydym yn darparu cefnogaeth i ffermwyr a’u teuluoedd ar draws Cymru sy angen ein help.  Yr ydym yn gwrando ar eu problemau ac yn eu helpu i ddod o hyd i atebion.  Y mae ein cefnogaeth yn gyfrinachol, heb feirniadaeth ac am ddim.

Yn Tir Dewi yr ydym yn ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd a bydd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn egluro sut y gwnawn hynny.

Sut byddwn ni’n cael y wybodaeth bersonol
Y mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei brosesu yn dod yn uniongyrchol atom oddi wrthych chi.

Yr ydym hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn ymwneud â chlientiaid yn anuniongyrchol drwy gyfeirio am help oddi wrth ein partneriaid neu unigolion  pryderus.

Y math o wybodaeth bersonol a gesglir
Yr ydym ar hyn o bryd yn casglu a phrosesu gwybodaeth am wahanol grwpiau o bobl.  Y mae rhain yn cynnwys:- staff, gwirfoddolwyr, defnyddwyr gwasanaeth/cleientiaid/ ffermwyr (cleientiaid), galwyr i’n Llinell gymorth, rhoddwyr, partneriaid a chysylltiadau defnyddiol eraill.  Gall y math o wybodaeth a gesglir a’r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arno i’w brosesu ddibynnu ar pa un o’r grwpiau hyn yr ydych ynddo.

Staff

Yr ydym yn casglu a phrosesu y wybodaeth ganlynol am ein staff:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhifau ffôn
  • Cenedligrwydd (os byddwch yn hapus i’w roi)
  • Rhyw (os byddwch yn hapus i’w roi)
  • Anableddau (os byddwch yn hapus i’w roi)
  • Euogfarnau troseddol ac archwiliadau CRB
  • Manylion banc
  • Cofnod cyflogaeth megis adolygiadau rheolaidd gyda’ch rheolwr llinell

O dan Ddeddf Gwarchod Data Cyffredinol DU (GDPR) y sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arno er mwyn prosesu y wybodaeth hon yw:

Y mae gennym ymrwymiad contract.
Gall fod angen i ni rannu rhywfaint o’ch data personol gyda thrydydd grŵp megis HMRC, ein cyfrifwyr/darparwyr rhestr cyflogau, gwirfoddolwyr a chleientiaid Tir Dewi a’n partneriaid fel bo’n addas.  Ble mae’n rhaid i ni wneud hyn byddwn yn sicrhau eich bod yn ymwybodol o’r angen a’ch bod wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny onibai bod Diddordeb Cyfreithlon ar ein rhan ni neu chwithau yn ymwneud â’r gofyn.

Byddwn yn cadw’r wybodaeth am 7 mlynedd wedi i’ch cyflogaeth gyda ni ddod i ben.  Yna byddwn yn gwaredu eich data personol drwy  ddileu y cofnod electronig a bydd unrhyw gofnod papur yn cael ei ddinistrio’n ddiogel.

Gwirfoddolwyr
Yr ydym yn casglu a phrosesu y wybodaeth ganlynol am ein gwirfoddolwyr:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhifau ffôn
  • Cyfeiriad ebost
  • Anableddau (os byddwch yn hapus i’w rhoi)
  • Euogfarnau troseddol ac archwiliadau CRB
  • Manylion Banc
  • Cofnodion y gwaith a wnewch ar achosion
  • Treuliau a hawliau milltiroedd

O dan Ddeddf Gwarchod Data Cyffredinol DU (GDPR) y Sylfaen gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arno er mwyn prosesu y wybodaeth hon yw:

Eich caniatâd.
Yr ydych yn gallu tynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd.  Gallwch wneud hyn drwy gysylltu â Tir Dewi.

Y mae mwy o wybodaeth yn eich Cytundeb Gwirfoddolwyr gyda ni a amlinellir yn y Llawlyfr Gwirfoddolwyr a roddir i chi.

Efallai bydd rhaid i ni rannu rhywfaint o’ch data personol gyda thrydydd grŵp megis ein banc, staff a chlientiaiad Tir Dewi a’n partneriaid ble mae’n berthnasol.  Pan fydd angen gwneud hyn byddwn yn sicrhau eich bod yn ymwybodol o’r angen ac yn cael eich caniatâd i wneud hyn onibai bod Diddordeb Cyfreithlon ar ein rhan ni neu chwithau yn ymwneud â’r gofyn.

Byddwn yn cadw’r wybodaeth am 7 mlynedd wedi i chi wirfoddoli gyda ni.  Yna byddwn yn gwaredu eich data personol drwy ddileu y cofnod electronig a bydd unrhyw gofnod papur yn cael ei ddinistrio’n ddiogel.

Defnyddwyr y gwasanaeth/Cleientiaid/Ffermwyr
Gall ein gwaith gyda chleientiaid barhau yn aml am sawl wythnos neu hyd yn oed fisoedd.  Yn ystod yr amser hwn byddwn yn casglu a phrosesu y wybodaeth ganlynol arnoch:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhifau ffôn
  • Cyfeiriad ebost
  • Math o fferm
  • Manylion y broblem
  • Manylion iechyd

Os byddwch yn cysylltu â ni’n uniongyrchol am gymorth, yna y sail cyfreithiol am ddal gafael ar y wybodaeth yn aml yw Diddordeb Cyfreithlon.  Gan eich bod yn gofyn am gymorth y mae gennym Ddiddordeb Cyfreithlon mewn gwybod pethau amdanoch a fyddai’n berthnasol i ni er mwyn i ni allu darparu’r gefnogaeth.  Y mae eich Diddordeb Cyfreithlon hefyd yn glir gan eich bod wedi gofyn am y cymorth hynny.

Wrth i ni ddechrau gweithio gyda chi, yna efallai y byddwn yn gofyn am ganiatâd i barhau i gadw eich data.

Yn ystod y cyfnod o ddarparu cefnogaeth, gall fod angen i ni gysylltu â mudiad arall naill ai i’ch cefnogi yn eich perthynas â nhw neu i ofyn iddynt gyflwyno cefnogaeth ychwanegol.  Byddwn o hyd yn gofyn am eich caniatâd cyn i ni gyfeirio at un o’n mudiadau partner.  Y mae data anhysbys a chyfanrhediad hefyd yn cael ei rannu gyda ein noddwyr yn flynyddol.

Byddwn yn cadw’r wybodaeth hon am 7 mlynedd o ddyddiad y cysylltiad  diwethaf gyda chi.  Yna byddwn yn gwaredu eich data personol drwy ddileu y cofnod electronig a bydd unrhyw gofnod papur yn cael ei ddinistrio’n ddiogel.

Galwyr i’n llinell gymorth
Atebir ein Llinell Gymorth Am ddim gan wirfoddolwyr.  Yn ystod yr alwad, efallai y byddant yn ceisio cael y wybodaeth yma gennych megis:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhifau ffôn
  • Cyfeiriad ebost
  • Math o fferm
  • Manylion y broblem
  • Manylion iechyd

Nid yw pob galwr yn hapus i ddatgelu gwybodaeth ar yr amser hwn, ond, os y byddwch, byddwn yn dal y wybodaeth ar sail cyfreithlon Diddordeb Cyfreithlon.  Gan eich bod yn gofyn am gefnogaeth y mae gennym Ddiddordeb Cyfreithlon mewn gwybod pethau amdanoch a fyddai’n berthnasol i ni er mwyn darparu’r gefnogaeth honno.  Y mae eich Diddordeb Cyfreithlon yn glir oherwydd i chi ofyn am y gefnogaeth honno.

Wrth i ni ddechrau gweithio gyda chi, efallai y byddwn yn gofyn am eich caniatâd i barhau i gadw eich data.

Yn ystod y cyfnod o gynnig cefnogaeth, gall bod angen i ni gysylltu â mudiad arall naill ai i’ch helpu yn eich perthynas â nhw neu i ofyn iddynt am gefnogaeth ychwanegol.  Byddwn wastad yn gofyn am eich caniatâd cyn gwneud unrhyw gyfeirio at un o’n asiantaethau partner.  Gallwch dynnu eich caniatâd i ffwrdd unrhyw bryd.  Gallwch wneud hyn drwy gysylltu â Tir Dewi:

Y mae data anhysbys a chyfanrhediad yn cael ei rannu gyda ein noddwyr yn flynyddol.

Mynychwyr digwyddiadau a chefnogwyr
Os byddwch yn mynychu digwyddiad a gynhelir gennym, neu os byddwch yn cynnig ein cefnogi mewn rhyw fodd heb gofrestru fel Gwirfoddolwr, yna efallai y byddwn yn gofyn am rai manylion megis:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhifau ffôn
  • Cyfeiriad ebost

Y sail cyfreithiol yr ydym yn cadw’r wybodaeth hon yw:

Eich caniatâd. Yr ydych yn gallu tynnu eich caniatâd yn ôl unrhywbryd.  Gallwch wneud hyn drwy gysylltu â Tir Dewi.

Byddwn yn cadw’r wybodaeth hon am 7 mlynedd yn dilyn ein cysylltiad diwethaf gyda chi.  Yna byddwn yn gwaredu eich data personol drwy ddileu y cofnod electronig a bydd unrhyw gofnod papur yn cael ei ddinistrio’n ddiogel.

Rhoddwyr
Fel elusen, yr ydym yn dibynnu ar dderbyn rhoddion ac wrth ein bodd bod cymaint ohonoch yn ein cefnogi yn y ffordd hon.  Os byddwch yn gwneud cyfraniad efallai y byddwn yn gofyn am rai manylion megis:

  • Enw a manylion cyswllt
  • Cyfeiriad
  • Rhifau ffôn
  • Cyfeiriad ebost

Y sail cyfreithiol yr ydym yn cadw’r wybodaeth hon yw Caniatâd oherwydd y byddem am gael hyn wrth i ni ofyn am y wybodaeth.  Yr ydych yn gallu tynnu eich caniatâd yn ôl unrhywbryd.  Gallwch wneud hyn drwy gysylltu â Tir Dewi.

Byddwn yn cadw’r wybodaeth hon am 7 mlynedd yn dilyn ein cysylltiad diwethaf gyda chi.  Yna byddwn yn gwaredu eich data personol drwy ddileu y cofnod electronig a bydd unrhyw gofnod papur yn cael ei ddinistrio’n ddiogel.

Partneriaid, Partneriaid Ariannu a chysylltiadau defnyddiol eraill
Yr ydym yn gweithio gyda nifer enfawr o Bartneriaid ac eraill.  Gallai rhain gynnwys elusennau eraill yn ymwneud â ffermio, elusennau cenedlaethol neu leol, yr heddlu, cyrff GIG, awdurdodau lleol a llawer mwy.  Yr ydym hefyd yn cael ein cefnogi gan nifer o Bartneriaid Ariannu, na allem wneud yr hyn a wnawn hebddynt.

Os ydym yn gweithio gyda chi, yna byddwn yn cadw gwybodaeth sylfaenol amdanoch megis:

  • Enw a manylion cyswllt
  • Cyfeiriad
  • Rhifau ffôn
  • Cyfeiriad ebost

Drwy roi’r wybodaeth hon i ni yr ydych yn gwneud hynny gan ganiatau i ni ei gadw oherwydd ei fod yn angenrheidiol er mwyn i ni gyd-weithio.

Efallai bydd angen rhoi manylion cleient i chi.  Os hynny, byddwn wastad yn gofyn am eu caniatâd i wneud hynny o flaen llaw.  Os byddwch yn cyfeirio cleient i ni yna mae’n angenrheidiol eich bod wedi cael eu caniatâd cyn gwneud hynny a gall ein staff a gwirfoddolwyr ofyn i chi gadarnhau eich bod wedi gwneud hynny.

Byddwn yn cadw’r wybodaeth am 7 mlynedd yn dilyn ein cysylltiad diwethaf gyda chi.  Yna byddwn yn gwaredu eich data personol drwy ddileu y cofnod electronig a  bydd unrhyw gofnod papur yn cael ei ddinistrio’n ddiogel.

Cyfarfodydd Zoom
Efallai y byddwn yn trefnu cyfarfodydd gan ddefnyddio platfform ar lein Zoom.  Gall y cyfarfodydd hyn gael eu recordio a byddwn yn gofyn am eich caniatâd drwy flwch clic a fydd yn ymddangos ar y sgrin cyn dechrau’r recordiad a’i ddefnyddio am hyfforddiant neu bwrpas hysbysebu neu ei rannu ar gyfryngau cymdeithasol (https://zoom.us/privacy). Gallwch naill ai  gytuno a derbyn y recordiad, cytuno a diffodd eich camera os ydych chi’n hapus i’r sesiwn gael ei recordio ond heb fod yn weladwy, neu beidio cytuno naill ai drwy ddweud wrth drefnydd y cyfarfod fel nad yw’n cael ei recordio neu wrth glicio ar y blwch cywir a gadael y cyfarfod.

Sut byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei gadw’n ddiogel ar gliniaduron staff a thrwy ddefnyddio ein darparwyr bas-data trydydd person Lamplight. Gweler system breifatrwydd a diogelwch data Lamplight.

Eich hawliau diogelwch data
O dan gyfraith diogelwch data DU, y mae gennych hawliau yn cynnwys:

Eich hawl i weld – Y mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopiau o’ch gwybodaeth bersonol

Eich hawl i gywiro – Y mae gennych yr hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth bersonol y credwch sy’n anghywir.  Y mae hefyd gennych yr hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth y credwch sy’n annigonol.

Eich hawl i ddileu – Y mae gennych yr hawl i ddileu eich gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau.

Eich hawl i gyfyngu prosesu – Y mae gennych yr hawl i ofyn i ni gyfyngu eich gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau.

Eich hawl i wrthwynebu prosesu – Y mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau.

Eich hawl i symud data – Y mae gennych yr hawl i ofyn ein bod yn symud y wybodaeth bersonol a roddwyd i ni i fudiad arall, neu i chi, mewn rhai amgylchiadau.

Nid oes angen i chi dalu am wireddu eich hawliau.  Os byddwch yn gwneud cais, y mae gennym un mis i’ch ateb.

Cysylltwch â ni ar mail@tirdewi.co.uk neu 01348 837600 os hoffech chi wneud cais.

Sut i wneud cwyn

Os oes gennych urhyw ofidiau am ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol, gallwch wneud cwyn i ni ar mail@tirdewi.co.uk.

Swyddog Gwarchod Data: Gareth Davies

Os ydych chi’n anhapus gyda’n ffordd o ddelio gyda’ch cwyn, gallwch gwyno i’r ICO.

Cyfeiriad yr ICO:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhi Llinell Gymorth : 0303 123 1113

Gwefan ICO : https://www.ico.org.uk

%d bloggers like this: